5 quick wins bij het gebruiken van algemene voorwaarden

Maakt u op de juiste wijze gebruik van uw algemene voorwaarden? 5 quick wins bij het gebruiken van algemene voorwaarden.

Iedereen kent ze, de "kleine lettertjes" waarin, hoe klein de letters ook zijn, belangrijke afspraken zijn opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan de beperking van aansprakelijkheid, of de wijze en termijn van levering. Maar lang niet alle gebruikers van algemene voorwaarden maken er op de juiste wijze gebruik van, met als gevolg dat ze buiten beschouwing blijven als het erop aan komt. Daar valt dus veel te winnen.

1. Van toepassing verklaren
Algemene voorwaarden zijn alleen van toepassing indien de toepasselijkheid ervan is overeengekomen. De partij die wil dat zijn algemene voorwaarden van toepassing zijn, moet dus om te beginnen de andere partij laten weten dat zijn algemene voorwaarden van toepassing zullen zijn (het “aanbod”) en de andere partij moet dit vervolgens hebben geaccepteerd, expliciet of stilzwijgend (de “aanvaarding”). Dit kan vormvrij, maar omdat de gebruiker van de algemene voorwaarden de toepasselijkheid ervan zal moeten bewijzen, verdient het aanbeveling dit schriftelijk (al dan niet per e-mail) te doen.

2. Meesturen
Meesturen is de quick win die direct volgt op het van toepassing verklaren.

Wettelijk is bepaald dat de andere partij voor of bij het sluiten van de overeenkomst een redelijke mogelijkheid moet hebben gehad om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Dit is een soort beschermingsbepaling, aangezien algemene voorwaarden veelal verstrekkende (vaak eenzijdige) bepalingen bevatten die onderdeel van de overeenkomst worden. De andere partij moet kunnen weten waar hij "ja" op heeft gezegd.

Is deze mogelijkheid niet geboden, dan kan de wederpartij de algemene voorwaarden vernietigen en kan de gebruiker zich er niet meer op beroepen. Zonde!

Afgezien van een enkele uitzondering (zie hierna) is het verwijzen naar een webadres waar de algemene voorwaarden te vinden zijn, onvoldoende. Het meesturen bij offertes, inkooporders etcetera, is de meest praktische vorm om aan deze eis te voldoen.

3. Dienstverlener? Verwijzen naar webadres mag ook!
Bent u dienstverlener? Dan kunt u (als uitzondering op de hoofdregel) volstaan met de verwijzing naar het webadres waar de algemene voorwaarden te vinden zijn. Zet de algemene voorwaarden dan op uw website en neem de verwijzing bijvoorbeeld op in uw e-mail handtekening.

Let op: het gaat om dienstverleners in de zin van de Europese Dienstenrichtlijn, waarin een aantal soorten diensten is uitgezonderd, bijvoorbeeld gezondheidszorg en financiële diensten. Dergelijke dienstverleners kunnen helaas geen gebruik maken van deze quick win.

4. Zorg dat u de eerste verwijzing maakt
In Nederland geldt in beginsel de eerste verwijzing naar algemene voorwaarden (‘first-shot-theorie’). Indien de wederpartij de toepasselijkheid van de voorwaarden niet aanvaardt, dient hij deze voorwaarden ‘uitdrukkelijk van de hand te wijzen’. Vaak gebeurt dat niet uitdrukkelijk genoeg.

5. Win de battle of forms
Zit u aan de andere kant en hebt u te maken met een eerste verwijzing van uw contractspartij? Zorg dan voor het ‘uitdrukkelijk van de hand wijzen’ van die voorwaarden.

Het is onvoldoende om enkel te verwijzen naar de eigen voorwaarden. In dat geval zijn de algemene voorwaarden van uw contractspartij op basis van de eerste verwijzing nog steeds van toepassing.

Wat moet u dan wel doen? U zult in uw reactie duidelijk moeten maken dat de andere voorwaarden worden afgewezen en welke voorwaarden worden afgewezen. Praktisch gezien zult u dus de precieze naam van de voorwaarden die u afwijst moeten opnemen in uw reactie.